- Le cahier des charges d’un film institutionnel décrit le projet avant tout devis. Il couvre contexte, objectifs, cibles, messages, forme, contraintes, budget, planning, livrables et validation.
- Des objectifs hiérarchisés et trois ou quatre messages clés gardent le récit lisible. Chaque message s’appuie idéalement sur une preuve concrète.
- Toute personne identifiable à l’écran doit en principe autoriser l’usage de son image, de sa voix et de son nom. Cette autorisation précise sa durée et son territoire.
- Une musique du répertoire Sacem passe par une autorisation film d’entreprise, valable pour une diffusion gratuite. Un enregistrement du commerce exige aussi l’accord de ses producteurs.
- Le RGAA prévoit, si nécessaire, des sous-titres synchronisés pour les vidéos des organismes publics. Les entreprises sont concernées à partir de 250 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel moyen en France.
- Dans un marché public, les besoins techniques du film figurent dans le cahier des clauses techniques particulières, ou CCTP.
Le cahier des charges d’un film institutionnel décrit le projet vidéo avant tout devis. Il répond à 3 questions : pourquoi ce film, pour qui, et dans quel cadre.
Le document réunit le contexte, les objectifs, les cibles et les messages clés. Il fixe ensuite la forme du film, ses déclinaisons et ses langues. Il précise enfin les contraintes, le budget, le planning, les livrables et le circuit de validation. Ce brief ouvre la première étape de toute production de film institutionnel et de vidéo corporate.
À quoi sert le cahier des charges d’un film institutionnel
Un film institutionnel présente une organisation, ses missions et ses valeurs. Ses usages sont détaillés dans l’article sur les avantages d’un film institutionnel pour une entreprise. Ce document transforme cette intention en commande claire.
Il remplit 3 fonctions. D’abord, il aligne la communication, le marketing, les RH et la direction générale. Ensuite, il rend les devis comparables d’un prestataire à l’autre. Enfin, il sert de référence à chaque validation, de l’écriture au montage final.
Dans un marché public, la partie technique prend le nom de cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Le CCAG des prestations intellectuelles de 2021 le définit comme le document contractuel fixant les clauses techniques d’exécution.
La structure d’un cahier des charges de film institutionnel, section par section
Un cahier des charges précis suit l’ordre des étapes de production : le sens d’abord, la forme ensuite, le cadre enfin.
Contexte et présentation de l’entreprise
Cette rubrique présente l’activité, l’histoire, les implantations et l’actualité de l’organisation. Elle explique surtout l’élément déclencheur du projet : anniversaire, fusion, campagne de recrutement ou nouveau positionnement. Les films existants et la charte graphique complètent le dossier.
Objectifs du film
Un objectif se formule par un verbe et un résultat attendu. Attirer des candidats, rassurer des investisseurs ou fédérer des équipes appellent des récits différents. Une intention principale, assortie d’une ou deux intentions secondaires, garde l’histoire lisible. Les indicateurs de réussite trouvent aussi leur place ici : vues, candidatures reçues, visionnages complets.
Public cible et messages clés
Le public cible se décrit avec précision : collaborateurs, clients, partenaires, candidats ou grand public. Son niveau de connaissance du sujet compte autant que son profil. Les messages clés se limitent à trois ou quatre idées hiérarchisées. Chacune s’appuie idéalement sur une preuve : un chiffre, un témoignage, une réalisation.
Ton, style et références
Le ton donne sa couleur au récit : sobre, chaleureux, pédagogique ou décalé. Quelques liens vers des réalisations appréciées, avec la raison du choix, valent mieux qu’un long paragraphe. Un contre-exemple lève aussi bien des ambiguïtés. Le choix entre prises de vues réelles, interviews et animation en motion design se discute à ce stade.
Format, durée, déclinaisons et langues
La forme dépend des écrans visés : site internet, salon, convention interne, intranet ou réseaux sociaux. La longueur cible s’indique pour la version principale, les déclinaisons à part : version courte, teaser, formats vertical et carré. Les langues se précisent dès le départ. Voix off étrangère, doublage ou sous-titres pèsent sur l’écriture et le montage.
Contraintes de tournage, droits et accessibilité
Cette rubrique recense les lieux de prises de vues, leurs accès et les intervenants pressentis. Trois sujets juridiques et techniques la complètent.
Droit à l’image. Une personne identifiable à l’écran doit en principe donner son autorisation, rappelle la mission APIE du ministère de l’Économie. La règle vaut aussi pour sa voix et son nom. L’autorisation doit être précise : durée, territoire, modalités. Accepter d’être filmé ne vaut pas accord pour tous les usages.
Musique. Pour un film d’entreprise, la Sacem propose une autorisation délivrée par la SDRM pour son répertoire. Elle couvre notamment des diffusions gratuites en locaux professionnels, en salon et sur le site de l’entreprise. Une diffusion sur les réseaux sociaux n’y figure pas et se vérifie à part. Un enregistrement du commerce exige en plus l’accord de ses producteurs. La SDRM ne délivre d’ailleurs aucune autorisation sans l’accord des éditeurs. Le brief précise donc la musique attendue : création originale, musique de librairie ou titre connu.
Accessibilité. Le RGAA prévoit, si nécessaire, des sous-titres synchronisés pour les vidéos préenregistrées. Il prévoit aussi une transcription textuelle ou une audiodescription selon les cas. Ces obligations visent notamment les services en ligne des organismes publics. Elles touchent aussi les entreprises à partir de 250 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel en France. Ce seuil se calcule en moyenne sur les trois derniers exercices clos.
Budget, planning et jalons
Une enveloppe budgétaire, même large, permet aux agences de proposer un dispositif réaliste et comparable. Les postes qui font varier un devis sont détaillés dans le guide sur le tarif d’une prestation vidéo d’entreprise. Le planning part de la date de mise en ligne et remonte le temps. Il fixe les jalons : choix du prestataire, validation de l’écriture, prises de vues, première version, version finale.
Livrables, formats de fichiers et circuit de validation
La liste des livrables mentionne le film master, les déclinaisons, les fichiers de sous-titres et le sort des rushes. Les caractéristiques techniques suivent les supports : résolution, ratio, fichier léger pour le web ou haute qualité pour la projection.
Le circuit de validation nomme un interlocuteur unique et les valideurs de chaque étape. Il fixe le nombre d’allers-retours sur l’écriture et le montage. Un décideur qui découvre le film à la fin peut remettre en cause des choix déjà validés.
Critères de choix du prestataire en cas de consultation
En cas de consultation, le document annonce les critères de sélection et le contenu attendu des réponses. Les critères courants portent sur les références, la compréhension du brief, la note d’intention, l’équipe et le prix. Les points à vérifier sont abordés dans l’article sur le choix d’un prestataire vidéo.
Pour un acheteur public, les besoins techniques figurent dans le CCTP. Lorsque le marché renvoie au CCAG des prestations intellectuelles, son article 35 encadre les droits sur les résultats. Pour les films, il prévoit la livraison des fichiers sources et natifs, dans un format ouvert, sauf dérogation du marché.
La check-list récapitulative
Ce tableau reprend chaque rubrique et sert de grille de relecture avant l’envoi aux agences.
| Rubrique | Contenu attendu |
|---|---|
| Contexte | Activité, élément déclencheur, charte graphique |
| Objectifs | Intention principale, indicateurs de réussite |
| Cibles et messages | Profils visés, trois ou quatre idées hiérarchisées |
| Ton et références | Vidéos de référence, contre-exemples |
| Format et déclinaisons | Longueur, versions verticale et carrée, langues, sous-titres |
| Contraintes | Lieux, intervenants, droit à l’image, musique, accessibilité |
| Budget et planning | Fourchette, date de mise en ligne, jalons |
| Livrables | Master, déclinaisons, sous-titres, rushes |
| Validation | Interlocuteur unique, nombre d’allers-retours |
| Consultation | Critères de choix, date limite des réponses |
Les erreurs fréquentes dans un brief vidéo
La plupart des écueils tiennent à un document trop vague ou, à l’inverse, trop directif.
- Viser toutes les cibles à la fois : le message se dilue et perd en impact.
- Empiler les messages : dix idées en deux minutes laissent peu de place à chacune.
- Taire le budget : les propositions reçues deviennent difficiles à comparer.
- Écrire le scénario à la place de l’agence : un brief trop directif bride la proposition créative.
- Oublier les déclinaisons : une version verticale décidée après le tournage impose parfois un recadrage serré.
- Négliger les autorisations : une signature manquante peut bloquer la diffusion d’une séquence.
Mon avis de producteur
David Baudry, fondateur et directeur artistique d’Il Est Une Fois
Un bon brief n’est pas forcément long. Je préfère une page claire sur l’objectif, le public et les messages à un dossier qui décrit déjà chaque plan. Quand le brief laisse de l’espace, l’écriture peut proposer un angle auquel personne n’avait pensé. Et quand le brief reste flou, le premier échange sert justement à le préciser.
Comment Il Est Une Fois part du brief client
Agence de production audiovisuelle fondée en 2002, Il Est Une Fois démarre chaque projet par un échange et un brief. Nous y précisons les objectifs, le message, l’audience et les contraintes de diffusion.
Certains clients apportent un script définitif, d’autres un texte à retravailler ou un brief précis. D’autres n’ont pas de brief précis et attendent un conseil sur leur stratégie de communication. Si besoin, notre équipe rédige ensuite un scénario ou un conducteur. Cette phase de conception fixe l’angle narratif, le ton et le style visuel, validés ensemble avant le tournage.
Un rétroplanning est fixé dès le lancement. Les prises de vues peuvent se dérouler dans les locaux du client. La post-production réunit montage, étalonnage et mixage. Les vidéos sont livrées en 16:9, vertical ou carré, avec des versions sous-titrées ou multilingues sur demande. L’agence a aussi été retenue sur marché public par le ministère de la Justice pour concevoir et produire sa WebTV.
Les types de films sont présentés sur notre page de réalisation de film institutionnel à Paris. Pour un film en animation, la page vidéo en motion design détaille notre approche.
FAQ : cahier des charges film institutionnel
Quelles sont les 4 composantes d’un cahier des charges ?
Pour un film institutionnel, 4 blocs structurent le document : contexte, objectifs, contraintes et cadre de production. Le contexte présente l’entreprise et le projet. Le deuxième bloc précise cibles et messages. Les contraintes regroupent lieux, intervenants, droits et accessibilité. Le cadre réunit enveloppe, planning, livrables et validation.
Quels sont les deux types de cahier des charges ?
La pratique distingue le cahier des charges fonctionnel et le cahier des charges technique. Le premier exprime le besoin et le résultat attendu, sans imposer de solution. Le second décrit les moyens et les spécifications. Le brief d’un film institutionnel relève surtout du fonctionnel.
Quelle différence entre un brief et un cahier des charges vidéo ?
Le brief en constitue la version courte. Il se concentre sur l’intention, les cibles et les messages. La version complète ajoute contraintes, livrables, planning et circuit de validation. En consultation, c’est elle qui permet de comparer les réponses.
Faut-il annoncer une enveloppe à l’agence ?
Oui, une fourchette suffit. Elle permet aux agences de dimensionner les prises de vues, la post-production et les déclinaisons. Sans indication, les propositions reposent sur des dispositifs sans commune mesure. Ce chiffrage évite aussi des allers-retours inutiles.
Un film institutionnel à lancer ?
Chez Il Est Une Fois, un film corporate démarre par un échange et un brief. L’angle, le ton et le style sont validés avant le tournage.
Sources :
- Droit à l’image des personnes et des biens, mission APIE, ministère de l’Économie
- Obtenir une autorisation Film d’entreprise, Sacem
- Critères et tests du RGAA, thématique Multimédia, DINUM
- Rappel du champ d’application du RGAA, DINUM
- Arrêté du 30 mars 2021 portant approbation du CCAG des marchés publics de prestations intellectuelles, Légifrance
Article écrit par David Baudry
J’ai fondé Il Est Une Fois en 2002 et j’en assure la direction artistique, en supervisant personnellement les projets à forts enjeux créatifs. Formé au cinéma et à la production audiovisuelle, j’ai enseigné à l’École Supérieure des Arts Visuels au Maroc, puis travaillé en Chine et aux États-Unis. Depuis, l’agence a produit plus de 3 500 films pour le Ministère de la Justice, l’ARCEP, le CNRS, la Sorbonne, l’UNESCO, ainsi que des campagnes diffusées sur TF1 et M6. En 2019, notre travail a reçu le prix de la meilleure photographie européenne aux Grand European Off Film Awards de Varsovie.
